Liste Broadcast WhatsApp: la guida definitiva

In questo articolo...

Raggiungere molte persone con un unico invio. Il cosiddetto “one to many”. Per di più gratis, istantaneamente e nel loro strumento di comunicazione preferito. Tutto questo è possibile tramite le Liste Broadcast WhatsApp. Molte attività le usano per il loro Business o vorrebbero farlo, ma ben pochi sanno sfruttarle nel migliore dei modi.

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Ho realizzato questa guida alle Liste Broadcast che ti spiega tutto quello che devi sapere su questo utile strumento: perché è preferibile ai Gruppi WhatsApp, quali sono i principali vantaggi di questa soluzione e quali sono i suoi limiti. Ti spiegherò inoltre perché talvolta sono inefficaci e cosa puoi fare per risolvere i problemi di funzionamento. Infine ti offrirò il mio parere di esperto sulle possibili alternative per scrivere a tante persone usando WhatsApp in un modo ancora più evoluto.

Se stai cercando di sfruttare al meglio le chat per la tua attività ti consiglio vivamente di leggere anche la mia Guida alla creazione del messaggio promozionale WhatsApp perfetto!

Introduzione alle liste Broadcast per il marketing

Le Liste Broadcast WhatsApp. Cosa sono?

Le Liste Broadcast sono delle liste salvate di specifici destinatari che puoi raggiungere contemporaneamente con un unico invio.

In ogni Lista si possono includere fino ad un massimo di 256 utenti e il numero massimo di Liste attivabili per ogni account è di 50.

Per effettuare un invio occorre prima creare (e nominare) una lista selezionando i vari membri attraverso la rubrica contatti. Successivamente, inviando un messaggio alla lista, questo verrà recapitato a ogni singolo destinatario come se fosse un messaggio one-to-one.

ATTENZIONE: perché i destinatari ricevano i messaggi è necessario che abbiano il numero del mittente salvato in rubrica.

Perché con le Broadcast i messaggi arrivano solo a chi ha il numero del mittente salvato?

Forse ti sei chiesto la ragione di questa limitazione. Si tratta di una impostazione pensata proprio per evitare lo spamming. WhatsApp (dal mio punto di vista GIUSTAMENTE) non vuole dare a nessuno la possibilità di scrivere a centinaia di sconosciuti. In pratica è come se l’applicazione ti dicesse: ‘puoi raggiungere solo chi già ti conosce’.

Purtroppo questa caratteristica non è ancora conosciuta da tutti. A noi di WhatsAdvanced capita a volte di sentirci dire, in una fase conoscitiva con un potenziale nuovo cliente: “Non abbiamo bisogno di voi, inviamo i messaggi con le Liste Broadcast”.

Perfetto. Peccato che poi, dopo un’indagine più approfondita “telefono alla mano”, si scopre che sì, magari ci sono un migliaio di contatti splittati in alcune Liste Broadcast… ma che su 1000 destinatari “potenziali” solo in 90 o 100 ricevono i messaggi dalla Lista Broadcast.

Insomma, si crede – in perfetta buona fede – di raggiungere tutti i membri delle Liste Broadcast… mentre questo accade solo a pochi di loro, per l’appunto soltanto quelli che hanno il numero aziendale salvato tra i loro contatti.

Ecco dunque spiegato il cimitero di spunte singole (= messaggio preso in carico dal sistema ma non recapitato) in quegli sterminati flussi di messaggi inviati. Questo giustificava soprattutto i risultati modesti delle loro cosiddette “campagne WhatsApp”: in questi casi, come ovvio, l’errore è “a monte” e deriva da una lacuna strategica. Uno dei punti chiave del Metodo WhatsAdvanced consiste nel fare in modo che più persone possibile salvino il tuo numero nella propria rubrica.

Lista Broadcast e Gruppo. Differenze

Come le Broadcast, anche i Gruppi consentono di raggiungere molteplici destinatari con un unico invio. Un altro elemento in comune, fino a poche settimane fa, riguardava il fatto che si potevano includere fino ad un massimo di 256 utenti. Oggi nei Gruppi il limite è stato alzato a 1024 utenti mentre per le Broadcast è rimasto a 256.

A differenza della Lista Broadcast, un Gruppo WhatsApp consiste in un’unica chat in cui tutti possono leggere e scrivere: si tratta di un unico spazio condiviso supervisionato da uno (o più) amministratori.

Esiste anche la possibilità di bloccare la possibilità di scrittura per gli utenti del gruppo. In questo caso solo gli amministratori possono intervenire in modo attivo e scrivere.

In estrema sintesi, potremmo dire che la differenza principale consiste nel fatto che il gruppo è uno spazio unico e condiviso mentre la Lista Broadcast si sviluppa in tante chat diverse (una per ogni numero salvato nella Lista). Tant’è che le risposte ad un messaggio Broadcast vanno ad alimentare le varie chat “one-to-one” che si hanno coi “risponditori”. Se si sta all’interno di un Gruppo, le risposte solitamente restano interne al Gruppo e sono a disposizione di tutti i membri dello stesso.

Al di là della diversità strutturale di questi strumenti, è essenziale capire in quali circostanze occorre utilizzarli e perché: come vedremo nelle prossime righe, in un utilizzo professionale di WhatsApp i Gruppi potranno essere di grande utilità per una comunicazione “orizzontale”, per esempio tra membri dello stesso team.

Viceversa, per una comunicazione verso i clienti sarà sempre opportuno evitare i Gruppi a vantaggio delle Liste Broadcast.

Gruppo o Lista Broadcast?

Quando bisogna usare le Liste e quando i Gruppi su WhatsApp?

Cominciamo dai Gruppi. I Gruppi vanno bene quando:

  • C’è una situazione paritaria e “democratica” fra i membri (es. team di lavoro)
  • I dubbi e le domande di ciascuno possono essere utili ad altri membri
  • C’è conoscenza reciproca tra tutti (o quasi) i membri del Gruppo
  • Il numero dei partecipanti è contenuto
  • Sono molto chiare le regole di intervento (cosa e quando si può scrivere)

I Gruppi “silenziati” (in cui solo gli amministratori possono scrivere) vanno bene quando:

  • E’ opportuna una comunicazione unidirezionale: da uno a tanti
  • Occorre dare solo comunicazioni “di servizio”
  • Non sono previste risposte

Nel marketing o nella comunicazione con i clienti i Gruppi non vanno MAI usati. Perché…

  • È totalmente irregolare dal punto di vista della gestione dei dati personali e della privacy (tutti vedono i numeri di tutti: stiamo scherzando?);
  • È spersonalizzante e fa sentire ogni membro come uno dei tanti;
  • Depotenzia totalmente i messaggi aziendali, sepolti immediatamente da quintali di commenti dei partecipanti;
  • Costringe a monitorare costantemente la situazione per scongiurare polemiche, litigi e off-topic

Lista Broadcast WhatsApp: i principali vantaggi

Ovviamente in questo articolo il punto di vista generale è legato ad un uso marketing. Tuttavia i principi elencati sono validi per tutti gli usi. I principali pregi delle Liste Broadcast consistono nel fatto che sono…

  • Funzionali: è persino ovvio rilevare che raggiungere con un unico invio decine o centinaia di contatti è molto più rapido e immediato rispetto al ricorso al “copia & incolla” o addirittura all’azione di scrivere singolarmente ad ogni destinatario.
  • Gratuite: consentono di sviluppare una comunicazione efficace a costo zero.
  • Sicure: arrivano solo a chi ha il numero salvato, e se da un lato questo può costituire un limite, dall’altro ha il vantaggio che il destinatario conosce certamente il mittente e non vedrà apparire il famigerato disclaimer ‘Stai ricevendo questo messaggio da un utente che non conosci…’;
  • Pratiche: una volta organizzate le Liste, procedere agli invii è di una semplicità disarmante.
  • One-to-One: il fatto che si tratti di conversazioni singole consente poi di sviluppare le varie chat in base alle risposte dei diversi destinatari. E’ qui che la conversazionalità dello strumento può aiutare la fiducia e la relazione.
Pro e contro delle broadcast

Lista Broadcast WhatsApp: i limiti di questa soluzione

Dopo avere visto i pregi di delle Liste Broadcast, è opportuno considerarne anche gli aspetti negativi:

  • Delivery incerto. Le Broadcast non arrivano a tutti: come abbiamo visto, solo il destinatario che ha salvato il numero del mittente in rubrica riceverà gli invii effettuati attraverso una lista Broadcast. Questo significa che se non hai messo in atto una strategia molto accurata per fare salvare il tuo contatto, l’efficacia dei tuoi invii sarà decisamente ridotta.
  • Impersonali: i messaggi massivi inviati con questo sistema sono tutti uguali: non è possibile usare i campi variabili, e quindi non si può, per esempio, salutare ciascuno chiamandolo per nome.
  • Solo “telefoniche”: fino ad alcuni mesi fa era possibile utilizzare le Broadcast anche nella versione desktop di WhatsApp. Ora non più, pertanto è necessario agire direttamente dal telefonino: una modalità decisamente scomoda per chi necessita di scrivere messaggi curati ed effettuare invii in modo regolare e continuativo.
  • Limitate: Oltre al fatto di non potere inserire più di 256 contatti in ogni lista, c’è il rischio di fare confusione se si devono gestire molti numeri e varie liste. Effettuare delle profilazioni complesse attraverso le liste Broadcast è praticamente impensabile.
  • Manuali: i contatti vanno inseriti ed etichettati uno per uno. Anche in questo caso, nessun problema per numeri di clienti gestibili. Se si tratta di decine di contatti al giorno, organizzare tutto a mano può risultare un’attività dispendiosa in termini di tempo e ripetitiva.
  • Delivery incerto / 2. Sono in aumento i casi di invii Broadcast che “perdono qualche colpo” anche nei confronti di destinatari che hanno salvato il numero del mittente. Questo soprattutto se si concatenano molti invii Broadcast a diverse Liste nel giro di pochi minuti.

Usare le Liste Broadcast per il marketing

Nella logica di restare fedeli al principio di buona comunicazione su WhatsApp è opportuno valutare attentamente due aspetti.

  • Frequenza
  • Destinatari

Naturalmente non ci sono formule universali ma per quanto riguarda gli invii su WhatsApp vale la regola “pochi ma buoni” (possibilmente ottimi).

Dovrai prestare cautela nel mandare messaggi in quantità esorbitanti, soprattutto se generici e indifferenziati.

Come si fa?

Una corretta profilazione (o, come preferisco dire io, “segmentazione“) dei contatti rappresenta un passaggio fondamentale per le fortune della tua strategia: ti consentirà di organizzare meglio la comunicazione e di scrivere ai tuoi contatti messaggi in linea con le loro caratteristiche.

Per cominciare potresti dividere i clienti in varie categorie (a seconda del tuo business) e creare una Lista Broadcast per ognuna di queste categorie.

Liste Broadcast per il marketing WhatsApp. Un esempio concreto

Hai un ristorante? Crea una Lista Broadcast…

  • dei tuoi clienti che amano i piatti di carne;
  • un’altra coi clienti appassionati di pesce;
  • un’altra ancora con i vegani/vegetariani.

Oppure, prendendo un altro “angolo”, fai una Lista Broadcast con dentro i clienti che in famiglia hanno un tema di allergie al glutine o al lattosio. In questo modo se farai una “cena a tema” (la serata speciale dedicata alla Bistecca alla Fiorentina, oppure una serata tutta “gluten free”) avrai la possibilità di inviare i tuoi messaggi ESATTAMENTE alle persone INTERESSATE O INTERESSABILI allo specifico evento (te ne accorgerai dalle risposte!).

In questo modo i tuoi messaggi in uscita, pur essendo in numero minore rispetto ad un invio generalizzato, colpiranno nel segno le persone interessate alla tua proposta. E, cosa altrettanto importante, NON raggiungeranno persone fuori target: come si sentirebbe la tua cliente vegetariana convinta se la invitassi alla grigliata di carne?

Come vedi tifo energicamente per non mandare “tutto a tutti” ma per una strategia basata su invii più mirati ed efficaci.

La funzione delle Etichette

Internamente a WhatsApp Business la sezione Etichette rappresenta un primo modo per procedere a questo passaggio essenziale del WhatsApp Marketing: potrai “taggare” il tuo pubblico e i tuoi clienti in vista dei futuri invii.

L’etichetta è di fatto uno strumento che serve ad associare una caratteristica ad uno o più contatti creando di fatto una categoria, un raggruppamento, un cluster. Questo procedimento ti consentirà, in un secondo momento, di potere inviare un determinato messaggio a tutti i contatti che appartengono ad una specifica categoria (e solo a loro!).

Come abbiamo già evidenziato, la segmentazione interna alle Broadcast e alle Etichette è piuttosto basilare: può andare benissimo finché il numero di contatti resta nell’ordine di qualche centinaia e i raggruppamenti sono pochi e semplici.

Se i clienti sono migliaia e i criteri di segmentazione più complessi, è necessario dotarsi di sistemi di catalogazione più evoluti e probabilmente occorre ricorrere anche a strumenti di invio più sofisticati.

Liste Broadcast su Android e su iOS/iPhone: che differenze ci sono?

Nella versione Android di WhatsApp Business funzionalità delle etichette è estremamente pratica dal momento che l’Etichetta è di fatto una Lista Broadcast. Ne deriva che sarà sufficiente inviare un messaggio all’Etichetta per raggiungere, con invii one-to-one, i contatti appartenenti a quel gruppo (più precisamente quelli che hanno il tuo numero salvato).

Purtroppo, e non chiedermi perché, nella versione iOS le etichette hanno una funzione meramente indicativa. Aiutano a contrassegnare i contatti ma non consentono di accorparli automaticamente in una Lista Broadcast. Ciò significa che per trasformare le etichette in Liste Broadcast occorre una sorta di passaggio ulteriore.

In estrema sintesi, nell’ambito di questa specifica funzionalità il sistema operativo di Android è preferibile.

Sistemare le cose che non funzionano

Problemi con le Liste Broadcast

Fai uso delle Liste Broadcast ma non ottieni riscontri soddisfacenti? La prima cosa da fare per verificare l’efficacia dei tuoi invii è controllare una per una le chat dei tuoi presunti destinatari. Se accanto a vari messaggi vedi un’unica spunta grigia, significa che il contenuto non è stato recapitato. La ragione – al netto di qualche numero disattivato o di qualche persona che può aver fatto la scelta di spegnere totalmente il cellulare durante un periodo di relax – nella stragrande maggioranza dei casi sarà una soltanto: quei contatti non ti hanno salvato in rubrica.

C’è di più. Utilizzare Liste Broadcast “sporche”, ovvero con un’alta percentuale di  destinatari come quelli sopra descritti, che non avendo il numero salvato mandano a vuoto gli invii, tende a compromettere la buona funzionalità della Lista stessa. Stessa cosa se concateni nell’arco di pochi minuti invii a più Liste Broadcast. La “delivery” può perdere colpi. E, bada bene, queste sono situazioni in cui anche chi ha il numero salvato in rubrica rischia di ricevere i messaggi con discontinuità.

Liste Broadcast WhatsApp. Come risolvere i problemi

Come risolvere questo problema? Naturalmente non puoi obbligare nessuno a salvare il tuo numero. Puoi però compiere alcune azioni utili e di buon senso:

  • Attiva una richiesta di salvataggio del numero con i prossimi clienti con cui entri in contatto: puoi farlo con un messaggio di benvenuto manuale, sfruttando le Risposte Rapide o con invii automatici;
  • Scrivi singolarmente, andandoteli a riprendere scorrendo le chat, ai clienti che hanno la spunta grigia unica chiedendo loro di salvare il tuo numero. Per essere efficace, ti consiglio di offrire ai tuoi contatti delle valide ragioni (“riceverai offerte speciali / proposte di tuo interesse / contenuti di valore”) e possibilmente di chiamarli per nome;
  • Se hai il sospetto che anche le persone che hanno salvato il tuo numero non ricevano i messaggi, potrebbe convenire resettare tutto e predisporre “da zero” nuove liste pulite. In alternativa potresti considerare sistemi di invio differenti, come quelli che ti elenco nel prossimo paragrafo.

Una cosa non devi mai dimenticarla: anche se le persone che ricevono i tuoi messaggi Broadcast hanno il tuo numero registrato, non sei totalmente al riparo dai loro “blocca” o “segnala”. Se esageri con frequenza o scarsa pertinenza, i tuoi destinatari potrebbero trovarti sgradito e farlo sapere a WhatsApp, sempre tramite i famigerati “blocca” “segnala”. Occhio che bastano poche decine di queste segnalazioni per farti bannare l’account WhatsApp!

Come usare al TOP le Liste Broadcast

Se ti sei convinto dell’efficacia di WhatsApp e delle potenzialità di questo strumento, è probabile che tu voglia imparare a padroneggiare le Liste come un vero professionista del Marketing Conversazionale.

Se hai un Business in cui è importante creare relazioni e sei il tipo di persona disposto a migliorare e studiare, penso che il Videocorso WhatsAdvanced 3D possa davvero offrirti la possibilità di una svolta decisiva.

Si tratta di un percorso step by step che ti guida, anche se parti da zero, verso un uso professionale di WhatsApp attraverso uno strumento gratuito come le Liste Broadcast ma non solo. Potrai sfruttare al 100% tante funzionalità native di WhatsApp Business come:

  • Gli Aggiornamenti di Stato, per valorizzare i tuoi contenuti senza preoccuparti di essere invadente (saranno i tuoi clienti a venirli a sbirciare);
  • Le Risposte Rapide: uno strumento utilissimo e poco conosciuto;
  • I link cosiddetti click-to-chat, per moltiplicare le occasioni di ritrovarti a chattare con tanti potenziali nuovi clienti;
  • …e tante altre funzionalità utili che (quasi) nessuno conosce!

A partire dall’importanza di passare a WhatsApp Business, puoi imparare tantissime strategie semplici per migliorare la tua relazione con i clienti. Il tutto per mezzo di lezioni brevi, semplici e corredate da dimostrazioni a video. Inoltre troverai tanti esempi pratici tratti da reali casi studio in diversi settori.

Alternative per il marketing WhatsApp

Alternative efficaci alle Liste Broadcast WhatsApp

Se invece le Liste Broadcast non ti soddisfano, hanno fatto il loro tempo o trovi che siano inadeguate al tuo marketing, le alternative sono due:

  • I software di invio massivo: si tratta di strumenti molto efficaci che consentono di raggiungere molti clienti con un unico invio: di norma si è in grado di raggiungere anche i destinatari che non hanno salvato il numero del mittente. Questo significa che è necessario fare molta attenzione al rischio del ban e scrivere principalmente a persone che si aspettano un messaggio da te. Questi programmi, se opportunamente impostati, consentono anche di inviare messaggi automatici su WhatsApp.
  • WhatsApp con le API (utilizzo “ufficiale” dell’applicazione): è una soluzione ancora più evoluta, perfetta per le aziende che hanno varie migliaia di clienti e personale dedicato specificatamente al marketing. Anche con questo strumento è possibile effettuare invii massivi, personalizzati e con 100% delivery. Oltre a queste funzionalità, ce ne sono altre molto più evolute ed efficaci fino alla possibilità di configurare veri e propri chatbot autorisponditori.

Come fare WhatsApp Marketing nel 2023?

Lavorando verticalmente sul marketing conversazionale da molti anni, ed essendoci specializzati su WhatsApp dal 2018, abbiamo condensato tutte le best practices per usare questa App nel Business. Lo abbiamo fatto registrando il Metodo WhatsAdvanced™, un sistema basato su cinque pilastri:

  • Consensualità: scrivi solo (o quasi) a persone che ti hanno autorizzato al ricontatto in chat;
  • Segmentazione & Personalizzazione: conosci il tuo pubblico e manda a ciascuno messaggi di suo interesse;
  • Giusta frequenza di invio: scrivi nei momenti opportuni. Né troppo, né troppo poco;
  • Contenuti: massima cura di ogni messaggio, dal testo agli allegati, dalla formattazione alle emoji;
  • Reciprocità: WhatsApp non è un pulpito. Rispondi a tutti nel modo giusto.

Puoi approfondire questi temi nell’articolo sulle basi del WhatsApp Marketing.

Se invece vuoi avvalerti della nostra esperienza, devi sapere che i nostri servizi si articolano in vari modi:

Non sai da dove partire? Puoi cominciare facendo gratis il nostro WhatsTest: un breve questionario divertente e interattivo che si sviluppa come una chat. Entro un paio d’ore riceverai un video con il parere del sottoscritto (Riccardo Girardi) sulla tua specifica situazione: come usi WhatsApp oggi, quali sono i tuoi margini di miglioramento e cosa puoi fare concretamente per dare una svolta positiva al tuo Marketing WhatsApp.