Servizi ricorrenti su WhatsApp. Hai mai pensato alle chat per organizzare i ricontatti per i tuoi interventi periodici? Potresti gestire tutto in modo automatico con la massima efficienza e regolarità.
Questo articolo fa per te se credi che WhatsApp sia lo strumento di comunicazione ideale e ti occupi di una delle seguenti attività:
- Centro revisioni aiuto
- Installazione e manutenzione caldaie o condizionatori
- Servizi di giardinaggio
- Agenzia di assicurazioni
- Centro estetico
- Salone di Parrucchiere
- Studio medico o dentistico con servizi ciclici (es: igiene orale, controlli, etc…)
Controlli, revisioni e tagliandi sono servizi fondamentali per la tua azienda: ti consentono di avere entrate economiche regolari e al tempo stesso di sviluppare con i tuoi clienti relazioni di lungo corso. A patto però che tu gestisca questi servizi in modo impeccabile.
Se non sei efficace e preciso nella comunicazione e nell’organizzazione dei tuoi interventi ricorrenti, rischi facilmente di “lasciare per strada” lavori e relativi pagamenti.
Ogni servizio periodico “mancato” è infatti una perdita che non potrai più recuperare. Inoltre, senza avere un contatto regolare con il tuo cliente aumenti il rischio che possa rivolgersi ad un tuo concorrente, magari in modo definitivo e irrecuperabile.
Come gestisci oggi i tuoi servizi periodici?
Spesso i problemi di efficientamento riguardo i servizi periodici sono legati al sistema di notifica, ovvero al modo con cui l’azienda avvisa il cliente della necessità di procedere all’esecuzione di un lavoro o al pagamento.
La maggior parte delle aziende si affida infatti a metodi che per tanti anni hanno funzionato bene, ma che oggi risultano obsoleti, ovvero…
- Gli SMS, che vengono spesso ignorati e usati per lo più per ricevere i codici OTP.
- Le Email, i cui tassi di apertura e di lettura sono in costante calo.
- Le chiamate telefoniche, che sono impegnative e inefficaci (spesso l’utente non risponde).
La comunicazione evolve e ignorare i suoi cambiamenti rischia di costarti molto caro nel medio lungo periodo.
Oggi la maggior parte delle persone ha un mezzo privilegiato per comunicare: le chat. Ovviamente non credo di avere bisogno di spiegarti che tra le app di messaggistica ce n’è una che viene utilizzata ogni giorno dal 92% della popolazione italiana.
Perché WhatsApp è ideale per i servizi ricorrenti?
Al di là della sua diffusione e semplicità d’uso, WhatsApp offre almeno cinque vantaggi pratici per un sistema di comunicazione efficace con i tuoi clienti:
- Riepiloghi tutto in modo completo: il messaggio di notifica può riportare, oltre al riferimento al servizio da erogare, altri elementi utili come per esempio un link a Google Maps o informazioni importanti in vista del lavoro. Inoltre, a differenza degli SMS, non c’è nessun limite di caratteri.
- Puoi usare gli allegati: foto, video, PDF… Se ritieni che un contenuto multimediale possa aiutare il tuo cliente o rendere più incisiva la comunicazione, puoi aggiungerlo al messaggio.
- Conti sulla certezza quasi assoluta che il messaggio venga letto: il rischio di essere ignorati è ridotto al minimo.
- Se il tuo cliente ha la necessità di un chiarimento o di un’informazione, potrà risponderti direttamente in chat. Gli sms, oltre a venire spesso ignorati, funzionano con sistemi No Reply che non consentono risposte dal cliente.
- Offri un senso di grande professionalità e organizzazione.
Gestire i servizi periodici con WhatsApp. Cosa serve
A meno che tu non voglia inviare i messaggi a mano uno per uno, per strutturare un sistema di messaggistica in chat dovrai valutare l’acquisizione di uno strumento di invio (WhatsApp da solo non si integra ad altre risorse digitali). Queste soluzioni sono di due tipi:
- I Business Provider con API ufficiali di WhatsApp: si tratta di strumenti affidabili ed evoluti che ti consentono anche opzioni avanzate (come i pulsanti interni alla chat). Tuttavia per utilizzare questa opzione devi togliere WhatsApp dal telefono; inoltre non potrai più scrivere liberamente e pagherai per i singoli invii. Ci sono diversi pro e contro che puoi considerare in questo articolo di approfondimento.
- I software di invio non ufficiali: sono programmi più semplici che ti consentono di conservare WhatsApp sul telefono e di usarlo come hai sempre fatto. Per un sistema di notifica sui servizi ricorrenti è altamente consigliabile usare un software che funzioni in cloud 24 su 24.
Ovviamente l’investimento legato ad un software di invio va valutato considerando che la gestione di servizi ricorrenti è solo una delle tante possibili applicazioni delle automazioni WhatsApp: potrai anche organizzare gli appuntamenti e usare le chat per ottenere feedback e recensioni.
Più in generale puoi scoprire tutti i tipi di messaggi WhatsApp che puoi rendere automatici nell’articolo che ho dedicato a questo argomento.
Servizi ricorrenti su WhatsApp: come organizzarli
Una volta che il numero WhatsApp dell’azienda è associato ad uno strumento di invio ci sono le condizioni per creare un sistema di invio per organizzare i servizi periodici.
Ovviamente le operazioni da svolgere cambiano a seconda della tua impostazione di partenza:
- Stai creando da zero un sistema di ricontatto automatico?
- Hai un sistema ultra-semplice, tipo foglio elettronico (Excel, Foglio Google, etc…)?
- Agisci da un software gestionale che manda email e/o sms?
Prendiamo in considerazione ognuno di questi scenari.
Se sei “a zero”
Se desideri implementare “dal nulla” un sistema di messaggi sui servizi ricorrenti con WhatsApp ti occorre, oltre allo strumento di invio, un sistema digitale che ti consenta l’invio dei messaggi in modo ordinato e regolare.
La scelta dello strumento spetta a te, e dipende dalla complessità della tua organizzazione, da quanti e quali servizi vuoi organizzare e dai volumi di contatti che devi gestire.
Puoi utilizzare sistemi basilari e gratuiti come dei semplici fogli elettronici (vedi punto successivo) o dotarti di un vero e proprio CRM (Customer Relationship Management), ovvero un programma fatto apposta per comunicare con i tuoi clienti.
In base alla tua scelta potrai creare (o richiedere) l’impostazione corretta integrando il tuo sistema di raccolta dati allo strumento di invio WhatsApp.
Se usi già Tabelle, fogli Excel o fogli Google
Se hai uno strumento di invio e una tabella ordinata della tua attività su un foglio elettronico, sei già ad un buon punto. Puoi procedere attraverso due modalità differenti:
- Invio multiplo a cadenza regolare: si tratta del sistema più semplice anche se non esattamente automatico. In pratica ti metti nelle condizioni di contattare periodicamente tutti i clienti in prossimità della scadenza.
Facciamo un esempio: potresti decidere che il 15 di ogni mese scrivi a tutte le persone che devono revisionare la caldaia il mese successivo: ti basterà filtrare i clienti in base al mese di scadenza, estrapolare i dati di base (per esempio nome e data scadenza) e inviare un messaggio multiplo che sarà personalizzato per ciascun cliente (‘Buongiorno Marco, sono Cinzia di EcoGas. Le ricordiamo che il mese prossimo, precisamente il 14/08, scade la revisione della sua caldaia…’).
- Messaggio automatico temporizzato: è un metodo più evoluto con cui tu non devi fare assolutamente nulla. Decidi solo con quale anticipo contattare il cliente (per esempio 25 giorni prima della scadenza) e il sistema da solo manda un messaggio WhatsApp personalizzato ad ogni cliente.
In questo caso ovviamente occorre un lavoro di impostazione del sistema e ci sono alcuni fattori variabili: a seconda di quali strumenti usi potrebbe esserci la possibilità di un collegamento diretto o, viceversa, la necessità di usare anche un cosiddetto software di integrazione (tipo Zapier, Pabbly, Make e simili) per trasmettere i dati al programma di invio.
Usi un software gestionale?
E’ possibile che tu usi già un software gestionale che prevede anche l’invio di messaggi e promemoria. Solitamente questi programmi mandano email o sms e ma non messaggi WhatsApp.
L’integrazione di WhatsApp al tuo gestionale dipende dal grado di “apertura” del programma. Se hai pieno controllo del software che usi noi di WhatsAdvanced possiamo creare un sistema WhatsApp direttamente collegato al tuo gestionale.
Se invece – ed è il caso più frequente – sei un semplice utilizzatore del software, le strade per integrare WhatsApp sono tre:
- Intervenire direttamente nel programma (in quel caso è la Software House che ti fornisce il sistema che deve apportare le modifiche necessarie).
- Capire se è possibile estrapolare i dati dell’appuntamento per trasformarli in un invio WhatsApp automatico: per fare questa verifica occorre un’analisi dei tuoi sistemi di notifica.
- Gestire i ricontatti con invii multipli “cadenzati”. Si tratta di un sistema non automatico ma decisamente semplice, che ho descritto nel paragrafo precedente: in pratica scrivi periodicamente (per esempio il 15 di ogni mese) un messaggio massivo personalizzato a tutti i clienti che hanno una scadenza imminente.
Gestisci scadenze e ricorrenze tenendo WhatsApp sul telefono
Sono diverse le aziende digitali che propongono sistemi di WhatsApp automatico, tuttavia è opportuno valutare che la maggior parte di esse sono dei Business Provider Api: questo significa che – come ho accennato in precedenza – l’automazione per messaggi WhatsApp sui servizi ricorrenti implica la rinuncia al WhatsApp telefonico: occorre disinstallare le chat dallo smartphone e spostare tutto su una dashboard su computer.
Se per alcune aziende questo è un passaggio facilmente gestibile (in alcuni casi, persino migliorativo) per molte altre realtà la prospettiva di rinunciare al WhatsApp telefonico è difficile da accettare.
Trilly, il nostro software di invio WhatsApp, è nato proprio per risolvere questa esigenza: ti consente di inviare messaggi di notifica e promemoria (oltre a molti altri) consentendoti di continuare a usare WhatsApp come hai sempre fatto.
Chi può creare queste automazioni
Ovviamente creare automazioni e integrazioni tra software è un’attività che prevede competenze specifiche: se sei un esperto informatico potrai procedere in autonomia. Più probabilmente dovrai affidarti al tuo reparto tecnico o ad un’agenzia digital. Il mio consiglio è quello di verificare se i professionisti che ti seguiranno hanno un’esperienza specifica sulle automazioni WhatsApp.
Noi di WhatsAdvanced possiamo creare automazioni WhatsApp di qualsiasi genere, a partire da semplici Fogli Google, da CRM o da software gestionali. Inoltre possiamo adattare i sistemi ad ogni strumento di invio WhatsApp, utilizzando Trilly (il nostro software di agenzia) o qualsiasi altro programma.
Hai già un account con un Business Provider API (come Spoki, Twilio, Charles o altri)? Nessun problema: possiamo creare per te le integrazioni che ti servono usando le risorse che sono già nella tua disponibilità.
Automatizzare WhatsApp. Quanto costa?
Se hai letto integralmente l’articolo hai capito che ci sono alcune variabili da considerare in un sistema di gestione automatica di ricontatto con WhatsApp:
- L’infrastruttura di partenza: esiste già un sistema di gestione digitale dei dati e delle scadenze? Di che tipo?
- Lo strumento di invio: sei già dotato di un software di invio WhatsApp?
- Il lavoro di impostazione del sistema: può essere relativamente semplice o complesso a seconda di vari fattori.
I nostri progetti di agenzia solitamente vengono impostati attraverso il nostro software di invio Trilly (che consente al cliente di continuare ad usare WhatsApp sul telefono) e prevedono un costo ricorrente di € 59/mese con invii illimitati.
Il set-up del progetto, cioè il costo di impostazione del sistema, parte da € 997 per il sistema Trilly Automation per poi salire in caso di integrazioni più complesse (collegamenti a software gestionali o creazioni di pagine web apposite).
Vuoi scoprire di più sul tema delle notifiche e delle automazioni WhatsApp per il tuo business? Contattaci direttamente (puoi farlo anche attraverso il pulsante WhatsApp di questa pagina) oppure fai il nostro velocissimo test e ti aiutiamo a trovare la soluzione giusta in base alle tue esigenze.
